DPR Vertriebsportal · Konzentrierter Montag
Diese Übersicht begleitet dich beim Start mit dem Vertriebsportal. Sie zeigt dir Schritt für Schritt, wie ein Montag abläuft, woher deine Leads kommen und wie du jedes Gespräch sauber im CRM festhältst. Nimm dir zehn Minuten Zeit, bevor du das erste Mal auf „Nächster Lead" klickst.
Das Vertriebsportal bündelt deinen Akquise Tag an einem Ort. Statt zwischen Listen, Notizzetteln und dem CRM zu wechseln, arbeitest du einen klar geführten Ablauf ab: Ein Lead erscheint, du telefonierst, du hältst das Ergebnis fest, und der nächste Lead steht bereit. Alles, was du eingibst, landet direkt und nachvollziehbar im CRM.
Am Montag arbeitest du im Bereich „Montag · Dialer". Hier bekommst du frische Leads und fällige Wiedervorlagen aus deinem Gebiet. Das Ziel ist einfach: möglichst viele saubere Gespräche und daraus vereinbarte Termine.
An den übrigen Tagen wechselst du in den Bereich „Di–Fr · Angebote". Dort verfolgst du offene Angebote nach und behältst fällige Nachfassungen im Blick. Der Dialer für Neuakquise ruht dann bewusst.
Der Ablauf wiederholt sich für jeden Lead. Sobald du ihn einmal verinnerlicht hast, läuft dein Tag in einem ruhigen, gleichmäßigen Takt.
Ganz zu Beginn, wenn du morgens mit der Akquise loslegst, klickst du auf „Akquise starten". Erst dieser Klick zieht deinen ersten Lead. Danach verschwindet der Button und wird durch „Nächster Lead" ersetzt, mit dem du dich anschließend von Kontakt zu Kontakt bewegst.
Im Reiter „Stammdaten" siehst du Firma, Ansprechpartner und Kontaktdaten. Ergänze Fehlendes direkt. Über „Anruf starten" öffnet sich dein NetPhone Client und der Anruf beginnt. Wichtig: Das Gespräch beendest du ausschließlich im NetPhone Client, nicht über die App. Klickst du in der App auf „Gespräch beenden", stoppt nur der Gesprächszähler und du landest automatisch bei der Ergebniserfassung.
Im Reiter „Anrufdaten & Notiz" hältst du fest, was besprochen wurde. Du kannst die Notiz per Mikrofon aufsprechen oder selbst tippen. Ein Klick auf „KI-Struktur" bereitet den Text auf. Erst danach werden die Ergebnis Schaltflächen freigeschaltet. Die saubere Notiz wird als führende CRM Notiz übernommen und ist beim nächsten Kontakt sofort sichtbar.
Du ordnest dem Gespräch genau eines von vier Ergebnissen zu: Termin, Nicht erreicht, Nicht relevant oder Wiedervorlage. Je nach Ergebnis fragt das Portal die passenden Zusatzangaben ab, etwa das Wiedervorlagedatum oder die aktuelle Prüfversorgung des Kunden.
Mit „Speichern und neuer Lead" sicherst du das Ergebnis im CRM und holst sofort den nächsten Lead. Möchtest du beim aktuellen Kontakt bleiben, nutze einfach „Speichern". Deine Tagesleistung oben aktualisiert sich dabei automatisch.
Damit niemand zweimal denselben Kunden anruft und jeder Lead zur richtigen Person passt, verteilt das Portal die Kontakte nach klaren Regeln. Du musst diese Regeln nicht auswendig kennen. Es hilft aber zu verstehen, warum genau dieser eine Lead vor dir erscheint.
Grundlage ist dein Gebiet. Für jede Woche ist festgelegt, welche Postleitzahl Bereiche du betreust. Das Portal orientiert sich dabei an den ersten drei Ziffern der Postleitzahl. Du erhältst ausschließlich Leads aus den dir zugeordneten Bereichen. Ist ein Gebiet nahezu abtelefoniert, füllt das Portal automatisch das nächstgelegene deiner Gebiete nach, sodass du ohne Umwege weiterarbeitest.
Innerhalb deines Gebiets sortiert das Portal sinnvoll vor. Fällige Wiedervorlagen kommen zuerst, damit du zugesagte Rückrufe pünktlich einhältst. Danach folgen die frischen Leads, geordnet nach räumlicher Nähe und Passgenauigkeit. So telefonierst du zusammenhängende Gebiete ab, statt quer durch die Region zu springen.
Sobald dir ein Lead zugeteilt wird, gehört er für die Dauer der Bearbeitung dir allein. Diese Sperre sorgt dafür, dass zwei Kolleginnen oder Kollegen niemals gleichzeitig denselben Kunden anrufen.
Wird dir ein Lead angezeigt, setzt das Portal automatisch eine Bearbeitungssperre auf deinen Namen. Solange du an dem Lead arbeitest, ist er für alle anderen unsichtbar. Die Sperre hält großzügig lange und verlängert sich im Hintergrund von selbst, solange die App geöffnet ist. So bleibt genug Ruhe, um die Notiz sauber zu formulieren und das Ergebnis in Ruhe zu wählen.
Die Sperre löst sich, sobald du ein Ergebnis speicherst oder über „Nächster Lead" zum nächsten Kontakt wechselst. Auch wenn die App längere Zeit im Hintergrund liegt, gibt das Portal den Lead nach einer Weile automatisch wieder frei, damit kein Kontakt versehentlich blockiert bleibt.
Hast du einen Kunden bereits als Termin oder als Wiedervorlage bewertet, bleibt dieser Lead deiner Betreuung zugeordnet. Er wird keinem anderen Kollegen mehr über „Nächster Lead" vorgeschlagen. Eine gesetzte Wiedervorlage findest du zur passenden Zeit automatisch wieder in deiner Wiedervorlageliste.
Die Wiedervorlage ist dein Werkzeug, um einen Lead gezielt für später zu reservieren. Sie folgt einer einfachen, aber wichtigen Logik, die du kennen solltest.
Setzt du eine Wiedervorlage, zum Beispiel auf in einer Woche, gehört dieser Lead bis dahin exklusiv dir. Kein anderer im Team bekommt ihn, und er erscheint auch nicht bei „Nächster Lead". Zur gewählten Zeit taucht er automatisch in deiner Wiedervorlageliste auf, damit du den Faden genau dann wieder aufnimmst, wenn du es dir vorgenommen hast.
Kümmerst du dich nicht rechtzeitig, verfällt die Reservierung nicht spurlos. Ist der Wiedervorlagezeitpunkt verstrichen, kehrt der Lead als offener Kontakt in das Lead Verzeichnis, also den Pool, zurück und steht dort wieder zur Bearbeitung bereit. Beispiel: Setzt du eine Wiedervorlage auf nächsten Freitag und meldest dich bis dahin nicht, läuft sie an diesem Freitag ab und der Lead geht zurück in den Pool.
Jedes Telefonat endet mit genau einem Ergebnis. Es gibt vier Ergebnisse: Termin, Nicht erreicht, Nicht relevant und Wiedervorlage. Einen eigenen Rückruf gibt es bewusst nicht mehr, ein terminierter Rückruf wird schlicht als Wiedervorlage mit Datum und Uhrzeit abgebildet. Die Wahl entscheidet, was mit dem Lead als Nächstes passiert und welche Angaben das Portal von dir benötigt.
Der Kunde möchte ein persönliches Kennenlernen. Ein Termin lässt sich nur anlegen, wenn eine E-Mail Adresse hinterlegt ist. Zusätzlich fragt das Portal die Prüfversorgung des Kunden ab. Ein Lead mit Termin bleibt dauerhaft dir zugeordnet.
Der Kunde ist grundsätzlich interessiert, das Thema passt aber gerade nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt. Du hinterlegst ein Wiedervorlagedatum mit Uhrzeit und die aktuelle Prüfversorgung. Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt der Lead exklusiv bei dir und wird ausschließlich über deine Wiedervorlageliste angerufen. Ein terminierter Rückruf gehört ebenfalls hierher.
Niemand ist ans Telefon gegangen. Ein Pflichtdatum gibt es hier nicht. Du kannst aber ein Wiedervorlagedatum setzen, wenn du es zu einer bestimmten Zeit erneut versuchen willst. Wichtig: Damit wählst du nicht das Ergebnis Wiedervorlage, sondern ergänzt nur ein Datum zum Ergebnis „Nicht erreicht".
Der Kontakt passt dauerhaft nicht. Damit die Entscheidung nachvollziehbar bleibt, hinterlegst du kurz eine Begründung. Der Lead wird disqualifiziert und nicht erneut ausgespielt.
Das Telefonieren läuft über deinen NetPhone Client. Die App stößt den Anruf an und begleitet dich danach direkt in die Dokumentation, das Auflegen selbst bleibt aber Sache des Telefons.
Ein Klick auf „Anruf starten" öffnet deinen NetPhone Client und wählt die hinterlegte Nummer, der Call beginnt. Gleichzeitig läuft in der App ein Gesprächszähler mit und im CRM wird eine Aktivität vom Typ Anruf hinterlegt, sodass nachvollziehbar bleibt, wann telefoniert wurde.
Auflegen kannst du ausschließlich im NetPhone Client, über das Hörer-Symbol oder den gewohnten Hotkey. Aus der App heraus lässt sich ein laufendes Gespräch technisch nicht beenden. Klickst du in der Web App auf „Gespräch beenden", stoppt lediglich der Gesprächszähler und du wirst automatisch zur Ergebniserfassung weitergeleitet.
Damit aus einem hektisch erfassten Gesprächsmitschnitt eine saubere CRM Notiz und konkrete Folgeaktivitäten werden, hilft dir die KI-Struktur. Sie ordnet deine Eingabe und schlägt passende Aktivitäten vor.
Du kannst deine Notiz per Mikrofon aufsprechen oder sie selbst in das Notizfeld tippen. In beiden Fällen drückst du anschließend auf „KI-Struktur". Die KI bereinigt den Text, setzt sinnvolle Satzgrenzen und bringt das Gesagte in eine klare, lesbare Form. Erst nach diesem Schritt werden die Ergebnis Schaltflächen freigeschaltet.
Neben der reinen Notiz erkennt die KI mögliche Folgeaktivitäten und schlägt sie dir vor. Zu jedem Vorschlag kannst du den Typ analog zu den Typen im CRM umstellen: Notiz, Anruf, Aufgabe oder Termin. Je nach Typ blendet das Portal die passenden Felder ein, die du befüllst. Unpassende Vorschläge entfernst du mit einem Klick, bevor sie ins CRM wandern.
Wählst du für einen Vorschlag den Typ Termin, kannst du zwischen einem Termin vor Ort und einem Online Termin über Microsoft Teams umschalten. Je nachdem, wie du deine Notiz formulierst, kann die KI selbstständig erkennen, dass ein Teams-Termin gemeint ist, und den Vorschlag entsprechend vorbereiten, inklusive Ort und Betreff.
Nach einem guten Telefonat schickst du dem Kunden die passenden Unterlagen und lädst ihn ein, sich selbst einen Termin auszusuchen. Das erledigst du direkt aus dem Portal über die Schaltfläche „Info-Mail".
Einige Weichen stellt die Leitung zentral, damit dein Tag reibungslos läuft. Du musst dort nichts selbst tun. Es lohnt sich aber zu wissen, welche Stellschrauben deine Arbeit beeinflussen.
Für jede Woche wird festgelegt, welche Postleitzahl Bereiche du betreust. Genau daraus speist sich dein Lead Pool. Ändert sich deine Zuständigkeit, siehst du ab dem nächsten Klick auf „Nächster Lead" automatisch die passenden Kontakte. Mehrere Kolleginnen und Kollegen können sich ein Gebiet teilen, ohne dass sich Anrufe überschneiden.
Für jede und jeden im Team sind zwei persönliche Buchungslinks hinterlegt. Der erste Link führt zu deinem Kalender für Termine vor Ort, der zweite zu deinem Kalender für Online Termine über Microsoft Teams. Genau diese beiden Links erscheinen als Schaltflächen in deiner Informationsmail. So bucht der Kunde immer direkt bei dir und in der von ihm bevorzugten Form.
Außerhalb des Montags liegt dein Fokus auf den bereits gemachten Angeboten. Im Bereich „Di–Fr · Angebote" siehst du auf einen Blick, welche Angebote offen sind und welche eine Nachfassung brauchen.
Erscheint kein Lead, warte einen Moment und klick erneut. Fehlt ein Buchungslink oder stimmt ein Gebiet nicht, wende dich kurz an die Leitung. Für alles Weitere gilt: Ausprobieren schadet nicht, denn nichts geht verloren, was du nicht selbst gespeichert hast.